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O que é inventário de estoque e quais os benefícios para minha empresa?

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O inventário de estoque age como uma ferramenta de controle essencial dentro de sua organização, por estar diretamente ligado ao capital de giro, ou seja, item fundamental para fazer seu negócio operar no mercado. Sua execução eficiente promove um controle real do que se tem em estoque, possibilitando planejamentos mais acertados na manutenção e alavancagem das vendas. Mas, por que esse controle é tão importante dentro da sua empresa? Como executá-lo da melhor forma?

Entendendo as dificuldades que diversas empresas sofrem por causa de um inventário de estoque ineficiente ou até mesmo nulo dentro da corporação, decidimos esclarecer o porquê dele ser tão importante para o seu negócio. Confira:

O que é inventário de estoque?

Um inventário de estoque consiste na identificação, especificação e avaliação dos produtos armazenados, fazendo com que por meio de uma listagem completa dos produtos armazenados na sua empresa, o responsável pelo inventário de estoque consiga se certificar de que tanto o que saiu quanto o que se teve de entrada, estão em seu devido lugar.

Se a sua empresa não costuma fazer inventário de estoque, não perca tempo, pois diversos problemas podem se criar a partir da falta de informação sobre um determinado produto, repercutindo diretamente nos clientes que desejam aquela mercadoria, fazendo um problema interno se tornar externo.

Além de atender seus clientes, existem obrigações fiscais acessórias que precisam ser cumpridas com rigor. O inventário, aos olhos do fisco, precisa ser preenchido anualmente no Bloco H que se encontra no validador SPED, por razões de conformidade legal. Geralmente as empresas fazem o seu inventário mensalmente, porém, isso é muito tempo para medir riscos e criar prevenção, já que de um dia pro outro, dezenas de produtos podem ser danificados, gerando prejuízo sem que você tenha controle disso.

É ideal que o gestor faça um acompanhamento diário de seu estoque, sem medo de se sobrecarregar, já que é uma atividade focada na organização de bens e produtos da empresa.

Conheça os benefícios do inventário de estoque

Não veja o seu estoque apenas como um local que serve para armazenar mercadoria, porque é nele que se encontra o rendimento de sua empresa. Obter o controle dos seus produtos por meio do inventário traz vantagens competitivas no mercado, além, é claro, do seu entendimento sobre o que anda acontecendo no estoque.

Organização interna

A palavra desorganização nunca é sinônimo de bom rendimento, sendo um problema ainda maior quando se trata do estoque de uma empresa que cria um amontoado de coisas sem categorização em um determinado local, sem conhecimento da sua utilidade.

Fazendo um inventário de estoque você consegue criar uma organização plena e até mesmo categorizada dos seus materiais e produtos, já que você agora sabe por onde anda cada coisa, podendo até mesmo realizar uma mudança estrutural no local, otimizando o funcionamento interno.

Tenha setores mais integrados

Entendendo melhor a organização interna, você consegue observar o grande valor que a integração de setores representa, pois sem ela a probabilidade de riscos se torna maior, resultando em prejuízos como a falta de organização contínua ou até mesmo perda de clientes.

É de extrema importância que os setores estejam alinhados para uma melhor funcionalidade, por isso, o inventário de estoque pode funcionar como um ponto central de informação entre equipes diferentes, que podem acompanhar a real movimentação de entrada e saída.

Diferenciação no atendimento ao cliente

Quando um cliente solicita uma mercadoria, não há nada pior do que dizer que a tem e logo depois voltar atrás dizendo que não sabe onde ela foi parar. Casos assim são bem comuns quando não há uma gestão eficiente do estoque, porém, se você fizer um inventário concreto e souber exatamente quantas unidades entraram no seu inventário e quantas estão destinadas à serem comercializadas, com certeza vai ter um melhor conhecimento sobre o que dizer para o seu comprador. Permitindo concentrar maiores esforços em fidelizar o cliente por meio do atendimento de suas necessidades.

O que é inventário de estoque e quais os benefícios para minha empresa?

Dicas para um bom inventário de estoque

Boas práticas precisam ser exercidas para que o objetivo seja atingido, no seu inventário não é diferente, pois a falta de empenho ou banalização do serviço pode prejudicar o funcionamento do processo. Confira abaixo o que fazer para que consiga executar o inventário de estoque da forma correta:

Faça com atenção

Tudo bem inicialmente achar que esta dica parece boba, porém, o inventário parte do conceito de que você precisa saber precisamente se está tudo em seu devido lugar, mas como fazer isso se você não executa da forma correta, tendo total concentração no processo? 

Sofrer com multas e sanções da Receita Federal por causa do inventário não é algo convidativo para o gestor que busca crescer no mercado junto com a organização, pior ainda se esses riscos fiscais forem resultados de uma simples falta de atenção na tarefa de catalogar seus bens físicos na empresa.

Escolha um dia sem movimento

Como já dito acima, o inventário precisa ser feito com calma e de forma precisa, por isso, programe seu calendário para que não haja interferência de terceiros no processo.

Fazer um inventário de estoque num dia movimentado, é basicamente pedir para que os seus números não batam com a realidade, pois a entrada e saída constante, não só de produtos, mas também de pessoas, pode prejudicar tanto sua atenção, quanto os processos internos da empresa, acarretando na perda de precisão do inventário, problema esse que veremos na próxima dica.

Paralise seus processos de produção

Você já deve ter em mente que a precisão é, sem dúvidas, o elemento principal do inventário de estoque, pois sem ela o seu processo corre sérios riscos de ser invalidado por falta de coerência.

Ter os seus processos de produção ativos durante um inventário de estoque é um grande erro, pois, se o material que você tem armazenado está destinado a transformação, tornando-se um novo produto, você precisa contabilizar um material a menos e um produto a mais, demandando um fluxo bem maior de controle, estando mais apto a desatenções e incoerências na contabilização final.

Tenha controle do seu estoque

Este tópico além de ser uma dica, também é um benefício, já que como dito anteriormente, de um dia para o outro um produto pode ser quebrado, estragado ou até mesmo furtado do seu negócio, fazendo com que seus números sejam imprecisos e resultem em problemas maiores.

Por isso, tenha um controle diário, pois tendo ciência do que se passa diariamente dentro do seu estoque, você consegue saber o lugar exato daquela mercadoria, o que tem dentro dela e quantas estão disponíveis para comercialização, ou até mesmo criar uma média de perdas diárias que pode resultar em controles mensais e anuais mais eficientes, melhorando não só o fluxo do seu negócio, mas também o seu controle interno. 

A JFS entende que você precisa da melhor análise sobre suas obrigações fiscais, por isso oferecemos os melhores serviços para que você tenha processos cada vez mais otimizados.

Autores: José Vitor, Pamela Dayanne, Bruno Bastos

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