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Como funciona a contabilidade para um colégio particular

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A contabilidade para um colégio particular é de extrema importância para o desenvolvimento da instituição de ensino, pois através da gestão contábil, uma análise minuciosa pode ser executada de forma específica e com o olhar de um profissional que pode elaborar um balanço patrimonial preciso sobre as movimentações financeiras do colégio, melhorando a sua tomada de decisão para o futuro da instituição e potencializando os investimentos que ele precisa. Pensando nas dúvidas que um gestor de um colégio particular possa ter sobre o funcionamento deste tipo  serviço, preparamos este artigo onde explicamos sobre a sua importância e funcionamento. Confira:

Por que a contabilidade é tão importante para um colégio particular?

A contabilidade serve para demonstrar ao cliente informações sobre os aspectos econômicos e financeiros, facilitando a tomada de decisão financeira tanto do administrador ou proprietário, quanto dos investidores que acreditam no seu negócio. Com foco em controlar o patrimônio, a contabilidade administra um conjunto de bens, direitos e obrigações. No caso de um colégio, o serviço de contabilidade funciona de forma específica, atentando-se às  suas tributações e peculiaridades.

A contabilidade para um colégio particular funciona com o objetivo  de auxiliar a instituição educacional em todas as suas obrigações contábeis, melhorando o desenvolvimento financeiro do colégio. Por meio do balanço patrimonial, por exemplo, o gestor da instituição de ensino pode observar graficamente o seu desenvolvimento financeiro através de uma demonstração contábil obrigatória, que pode ajudá-lo a entender quais pontos ele pode melhorar dentro do empreendimento e qual decisão tomar em relação ao futuro financeiro da instituição.

Fazer o colégio crescer e manter uma frequência constante de alunos é uma tarefa difícil, pois a instituição costuma sofrer com a alta rotatividade de alunos que deixam a instituição, tendo que construir uma nova base de estudantes pagantes. Pais inadimplentes também são um fator decisivo na longevidade do seu colégio particular, já que são eles os responsáveis pela maior parte do capital da instituição.

O que acontece se você não tiver uma contabilidade

Os problemas contábeis que uma instituição de ensino pode enfrentar variam de acordo com a sua gestão. A falta de uma contabilidade eficiente pode resultar em obstáculos que dificultem não só o desenvolvimento do colégio, mas também em seu possível regresso financeiro. A seguir apresentamos alguns problemas que podem ser evitados caso sua escola conte com uma contabilidade eficiente, acompanhe:

Receita contabilizada fora da conformidade legal

Não só os pais inadimplentes, mas também a receita não-operacional, como a lanchonete do colégio, por exemplo, são agentes que podem ser contabilizados na receita do colégio e que precisam ser demonstrados da forma exata. Caso o fisco perceba alguma irregularidade, o colégio estará sujeito a multas e sanções que poderão prejudicar a instituição de ensino, afetando diretamente o seu capital. Um outro erro comum é a contabilização errada do negócio que possa demonstrar valores mais altos, o que resulta na obrigatoriedade de impostos que o colégio não precisaria pagar se tivesse uma contabilidade eficiente.

Saldo de clientes inexistente

Os pais dos estudantes de uma instituição são o maior pilar da receita de um colégio particular, se a receita for contabilizada de forma errada, será difícil para que a gestão saiba com exatidão quais pais estão inadimplentes com as obrigações do colégio. Com o maior agente da sua receita inadimplente a gestão financeira da instituição acaba perdendo parte de seu capital de giro e operando perto do limite, fazendo com que o colégio sofra danos colaterais e funcione de forma precária.

Não fazer conciliação bancária

Realizando uma comparação entre o extrato bancário e as informações do controle financeiro do colégio, a conciliação bancária tem a função de provar se as movimentações estão corretas em relação ao que foi previsto para entrada e saída do caixa da instituição. Um controle de fluxo de caixa eficiente exige a exatidão do saldo bancário para que o controle do capital funcione de forma ideal.

Não ter uma conciliação bancária significa não saber com exatidão como anda o seu negócio financeiramente. Se os extratos bancários não estão em perfeita sincronia com as contas, com certeza há algo errado no processo de contabilização das finanças da instituição, levando a falta de exatidão que pode custar mais horas de trabalho e dores de cabeça para a resolução do problema.

Como funciona a contabilidade para um colégio particular

Contratei uma contabilidade, o que ela fará no colégio?

Após a contratação do serviço, a contabilidade começa a agir dentro do colégio de forma analítica, observando o que estava sendo feito previamente dentro da instituição de ensino e tomando as medidas necessárias para que o negócio se desenvolva da melhor forma possível.

Começando pelo registro dos valores financeiros, a contabilidade responsável precisa planejar como irá lidar com a organização do controle em relação às particularidades contábeis do colégio. Por meio da demonstração do que foi registrado anteriormente, a situação patrimonial passa por uma análise de todos os demonstrativos e relatórios contábeis para que os resultados obtidos sejam apurados. 

Após todo o processo, a contabilidade apenas acompanha a execução dos planos econômicos do colégio, incluindo despesas como pagamentos e também valores que serão recebidos de terceiros, além de prever futuros problemas. Por meio do acompanhamento das movimentações financeiras do colégio, a contabilidade responsável consegue trazer balanços patrimoniais cada vez mais exatos, fazendo com que o seu entendimento sobre a situação financeira do negócio seja muito mais acessível, facilitando a sua tomada de decisão para ações futuras dentro do colégio.

A contabilidade e suas ferramentas de análise podem ser grandes aquisições para colégios particulares que desejam se solidificar e aumentar a sua longevidade no setor de ensino, e agora que você sabe como ela funciona, por que não trazê-la para o seu negócio? A contabilidade pode não só estabilizar suas movimentações financeiras, como também melhorá-las, possibilitando uma maior autonomia para tomada de decisões monetárias também aumentar a margem de lucro da instituição.

Contabilidade em Recife

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