Você já deve ter escutado por aí o termo compliance. A palavra em inglês está relacionada a conformidade. Seja no âmbito jurídico ou ético, sendo cada vez mais importante que as empresas estejam em conformidade com sua política e com as normas vigentes.
Uma das maneiras de garantir a conformidade legal e normativa de uma organização é através de auditorias. Mas você sabe o que é uma auditoria? Explicaremos neste artigo o seu significado e apresentaremos como funciona uma auditoria de conformidade legal.
Acompanhe e entenda melhor do assunto.
O que é uma auditoria?
A auditoria é uma verificação minuciosa e sistematizada das atividades realizadas por uma organização, para investigar se estão de acordo com seu planejamento, seus objetivos, sua política e em conformidade legal. Ela pode ser interna, ou seja, realizada pela própria empresa, ou externa, através de outra empresa especializada.
A realização de auditorias é feita por auditores – profissionais especializados e com conhecimentos técnicos e jurídicos sobre a área que se propõem a verificar. Desta análise, são reunidas evidências de quatro âmbitos:
- Documental – Através da análise de notas, relatórios, contratos, etc.
- Física – por meio da observação do espaço, de produtos, pessoas ou transações, gerando a produção de gráficos, mapas ou indicadores correlatos.
- Analítica – estudo comparativo e cálculos.
- Testemunhal – através da aplicação de questionários e coleta de depoimentos em entrevistas.
Conformidade legal e normativa
É de conhecimento geral que toda empresa deve seguir a legislação municipal, estadual e federal. O desrespeito a qualquer legislação pode implicar em penalidades que, por sua vez, podem acarretar danos diversos, como prejuízos financeiros, à reputação da organização ou até tragédias como a da mineradora Vale em Brumadinho.
Estar em conformidade legal e normativa é algo bastante abrangente, considerando que há leis e normas específicas para cada área de atuação. Porém, algumas são comuns a qualquer empresa. Por exemplo, uma pesquisa mundial identificou que manter-se atualizado sobre a legislação trabalhista em vigência é uma das principais preocupações de profissionais de Recursos Humanos.
Além das leis trabalhistas, um tripé que deve receber a atenção de qualquer empresa é:
- Saúde ocupacional
- Meio ambiente
- Segurança do trabalho
Manter-se atualizado e estar de acordo com toda a legislação não e tarefa fácil, e requer o apoio de especialistas. Por isso, muitas empresas recorrem à auditoria de conformidade legal.
Como funciona a auditoria de conformidade legal
A realização de auditorias de conformidade legal é uma medida comum de prevenção da organização, além de ser um passo necessário para adquirir certificações de qualidade, como da ISO.
As certificações são importantes para destacar a empresa em relação aos
concorrentes, conquistar novos mercados e assegurar que os processos internos estejam fluindo corretamente.
O processo de auditoria de conformidade legal é realizado basicamente em cinco blocos:
- Planejamento
- Reunião de abertura
- Inspeção
- Fechamento
- Entrega de resultado
Entenda melhor cada um deles:
1. Planejamento
É evidente que, antes de chegar em uma organização e analisá-la, é preciso preparar-se. A fase de planejamento é de extrema importância, afinal, é nela que os auditores irão identificar o que será verificado na inspeção.
No planejamento, as atividades diretas e indiretas, realizadas pela empresa, serão estudadas. Então, é preciso definir qual o alvo de estudo: saúde do trabalhador? Meio ambiente? Processos de trabalho?
Em seguida, os auditores irão definir quais são os requisitos, com base nas leis e normas, para a execução do trabalho na organização a ser verificada.
2. Reunião de abertura
Neste momento, uma reunião é realizada para apresentar os auditores aos membros da organização envolvidos no processo. O cronograma será apresentado, assim como a metodologia que será aplicada.
3. Inspeção
Este é o momento da auditoria propriamente dita. Os auditores irão executar todas as verificações planejadas: visitas a campo, observações de pessoas e processos, análise do espaço físico, de registros e documentos, enfim, tudo o que seja relevante para averiguar o escopo definido.
4. Fechamento
Neste ponto, realiza-se uma reunião de encerramento com todos os envolvidos, apresentando apontamentos ou esclarecimentos relevantes.
5. Entrega de resultado
Com todos os dados da auditoria em mãos, a equipe de auditores elabora um relatório conclusivo. Neste documento, deve constar o que está em conformidade legal, o que precisa ser adequado e sugestões de como fazê-lo.
Compliance na organização
As auditorias são uma forma de garantir que a empresa se mantenha em conformidade legal, prevenindo-se de problemas e prejuízos futuros. Como também, conquistar certificações nacionais e internacionais, que asseguram a qualidade de seus serviços.
Além da ética e atuação dentro de sua política interna, a auditoria é também uma forma de indicar que a organização tem compliance.
Vale dizer que é importante que a empresa comunique seus membros sobre a realização da auditoria previamente, para que todos estejam alinhados para viabilizar o processo.
Uma dica é que a auditoria esteja prevista no planejamento estratégico anual da organização. O conhecimento prévio poderá até facilitar o acesso dos auditores aos dados necessários.
Realizar auditorias, além de trazer maior segurança à empresa, melhora também sua relação com os colaboradores, que se tornam mais confiantes em relação à organização.
Tudo sobre auditoria de conformidade legal
Neste artigo, você conheceu o que é um processo de auditoria e porque ele é necessário em uma empresa. Você conheceu também o que é estar em conformidade (compliance) legal e normativa.
Apontamos a abrangência de leis a serem seguidas em diversos âmbitos e para a necessidade de conhecimento e atualização. Aqui também explicamos os passos de como ocorre uma auditoria de conformidade legal.
Espero que este conteúdo tenha sido esclarecedor para você. Se você ficou com alguma dúvida sobre o assunto ou quiser deixar sua opinião, comente abaixo. Ficaremos felizes em ouvi-lo!
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